«برای هفته آینده وقت خالی دارید؟» این سؤال ساده، هر روز بارها در مطبها، سالنهای زیبایی، مراکز مشاوره و مجموعههای خدماتی تکرار میشود. یک نفر تماس میگیرد، دیگری در دایرکت پیام میدهد و مراجعهکنندهای هم از واتساپ پیگیری میکند. پاسخ هرکدام به بررسی برنامه، پیشنهاد ساعت و دریافت اطلاعات نیاز دارد؛ درست در زمانی که منشی باید به افراد حاضر در مرکز هم رسیدگی کند.
اگر این رفتوبرگشتها طولانی شوند، مراجعهکننده منتظر میماند و برنامه پذیرش هم پراکنده میشود. پاسخگویی هوشمند و نوبتدهی در پیامرسان میتواند بخشی از این کار تکراری را سبکتر کند. برای نتیجهگرفتن، باید اطلاعات خدمات روشن باشد، تقویم مرجع مشخص شود و گفتگوهایی که به بررسی کارکنان نیاز دارند، بهموقع به آنها برسند.





