اگر در فایل‌های Excel با چند جدول مختلف کار می‌کنید، پیدا کردن نام هر جدول از داخل نوار ابزار می‌تواند وقت‌گیر باشد؛ به‌خصوص وقتی از ارجاع‌های ساختاریافته، نمودارها، PivotTable یا Power Query استفاده می‌کنید. با چند تغییر ساده می‌توانید نام جدول‌ها را راحت‌تر ببینید و حتی نام جدول انتخاب‌شده را مستقیماً داخل کاربرگ نمایش دهید.

در این آموزش، دو روش کاربردی را بررسی می‌کنیم: افزودن کادر نام جدول به نوار ابزار دسترسی سریع و استفاده از یک ماکروی VBA برای درج نام جدول در سلول دلخواه. روش دوم برای داشبوردها و فایل‌هایی که افراد دیگر هم از آن‌ها استفاده می‌کنند، مفید است.

یک فایل اکسل زمانی از یک جدول ساده فراتر می‌رود که داده‌ها بین چند جدول و شیت پخش شوند و برای ارتباط دادن آن‌ها به فرمول، شناسه، فایل خارجی یا ماکرو وابسته شوید. در این شرایط مشکل اصلی معمولاً فرمول خراب نیست؛ ساختار داده است.

اگر چند نفر با فایل کار می‌کنند یا اطلاعات مرتباً تغییر می‌کند، تشخیص این نشانه‌ها مهم‌تر می‌شود. اکسل امکاناتی مانند Power Query و Data Model دارد که می‌توانند بخشی از این مشکلات را بدون انتقال فوری اطلاعات به یک پایگاه داده جداگانه حل کنند.

ساختار حرفه‌ای اکسل؛ چگونه یک شیت مخفی برای فرمول‌ها و داده‌های پشتیبان بسازیم؟

اگر فایل‌های اکسل شما چندین جدول مرجع، فرمول، داده خام یا اطلاعات کمکی دارند، لازم نیست همه این موارد را در معرض دید کاربر قرار دهید. یک روش کاربردی این است که یک شیت پشتیبان یا Backend ایجاد کنید و داده‌هایی را که برای عملکرد فایل لازم هستند اما نیازی نیست همیشه دیده شوند، در آن نگه دارید.

این شیت می‌تواند محل نگهداری جدول‌های جست‌وجو، داده‌های مورد استفاده در PivotTable، مقادیر ثابت فرمول‌ها، یادداشت‌های داخلی و حتی داده‌های قدیمی باشد. نکته مهم این است که مخفی کردن شیت با محافظت امنیتی یکسان نیست؛ شیت معمولی مخفی‌شده را می‌توان به‌سادگی دوباره نمایش داد. مایکروسافت نیز تأکید می‌کند که داده‌های شیت مخفی همچنان از سایر شیت‌ها قابل ارجاع هستند.

هیچ‌چیز بدتر از این نیست که یک فایل Excel را که ماه‌ها روی آن کار کرده‌اید باز کنید و فقط با واردکردن یک مقدار، نشانگر ماوس از حرکت بایستد و Excel هنگ کند. کارهای ساده‌ای مثل واردکردن مقادیر جدید یا جمع‌زدن چند سلول، بیشتر از حد معمول طول می‌کشند و فشار بیشتری از حد لازم به سیستم وارد می‌کنند.

ممکن است تصور کنید هر بار که با چنین کندی مواجه می‌شوید، باید یک ماکرو در Excel بسازید، فرمول خود را از نو بنویسید یا حتی برای بخش IT تیکت ثبت کنید. بااین‌حال، من متوجه شده‌ام که در بسیاری از مواقع، اضافه‌کردن دو نقطه کوچک به فرمول‌ها برای برطرف‌کردن این مشکل کافی است. وقتی متوجه شوید این دو نقطه چگونه کار می‌کنند، احتمالاً از این به بعد شیوه نوشتن فرمول‌های Excel را تغییر خواهید داد.

در ادامه کاربرد نقطه در ریفرنس دادن به سلول‌ها در اکسل را توضیح می‌دهیم. با اینتوتک همراه باشید.

علامت کوتیشن در فرمول نویسی در اکسل کاربرد فراوانی دارد و به طور کلی عبارت‌های متنی که به عنوان آرگومان به توابع داده می‌شود، بین ۲ علامت کوتیشن یا ' یا دابل کوتیشن یا همان " قرار می‌گیرد اما اگر بخواهید در سلولی، علامت کوتیشن نمایش داده شود یا عبارتی حاوی علامت کوتیشن یا دابل کوتیشن در اکسل نمایش داده شود، چه باید کرد؟

در ادامه به نحوه تایپ کوتیشن و دابل کوتیشن در اکسل می‌پردازیم. با اینتوتک همراه باشید.

اکسل به صورت پیش‌فرض جدولی گسترده و عظیم از داده است اما برای تحلیل و جمع‌بندی اطلاعات می‌توانید بخشی از صفحه یا Sheet اکسل را به Pivot Table تبدیل کنید. کاربرد پیوت تیبل در اکسل گسترده است و آشنایی با این قابلیت ضروری است. در کنار استفاده از پیوت تیبل، آشنایی با روش‌های مرتب‌سازی و سازماندهی داده در اکسل ضروری است.

در ادامه نکاتی در مورد پیوت تیبل و سازماندهی داده‌ها در اکسل مطرح می‌کنیم. با اینتوتک همراه باشید.